Pellolta pöytään -asiakirjoja hallinnoidaan sähköisesti
Vuonna 2006 kolme eri virastoa fuusioituvat ja syntyi Elintarviketurvallisuusvirasto Evira. Samalla otettiin käyttöön Tweb, uusi asian- ja dokumenttienhallintaohjelmisto, jonka käyttöaste on kasvanut huimasti Consulon sähköisen opasteohjelman ansiosta.
Elintarviketurvallisuusvirasto Evira käsittelee vuosittain tuhansia asiakirjoja, jotka koskevat elintarvikkeiden sekä maa- ja metsätalouden tuotantopanosten laatua ja turvallisuutta, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvinterveyttä.Julkishallinnossa asioiden käsittely on aina virallista. Julkisuuslaki edellyttää viranomaisilta hyvää tiedonhallintatapaa, minkä takia diaarijärjestelmät ovat viranomaisille käytännössä pakollisia.
“Evirassa on 750 asiantuntijaa, jotka päivittäin luovat ja kirjaavat erilaisia muistioita, esityksiä, päätöksiä sekä lausuntoja. Kaikkien asiakirjojen tulee olla sähköisessä muodossa, joka helpottaa niiden käyttöä ja hallinnointia. Pelkkä tiedonhallintasuunnitelmamme käsittää jo pelkästään 155 sivua”, virastopalvelujen yksikönjohtaja, Ben Rydman kertoo.
Erilaisten asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen määrän voi ymmärtää paremmin, kun ymmärtää Eviran toiminnan laajuuden. Kaikki mikä menee peltoon, tulee pellosta tai navetasta ja päätyy ihmisen tai eläimen syötäväksi, kuuluu Eviralle. Koko elintarvikeketju pellolta pöytään on tarkasti tutkittua ja valvottua, jotta kuluttajan lautasella oleva ruoka on turvallista.
Pelkkä uusi asiakirjojen käsittelyohjelma ei kuitenkaan takaa asioiden järkevää ja turvallista hallinnointia. Kun kolme erilaista virastoa fuusioituvat yhdeksi, täytyy muistaa, että myös erilaiset toimintatavat on yhtenäistettävä.
“Tässä kriittisessä vaiheessa Consulon apu oli enemmän kuin tarpeen. Me määrittelimme yhdessä mitä peruskäyttäjän tulee osata tehdä ohjelmalla. Tämä työ pakotti meidät samalla miettimään sisäisiä prosessejamme ja niiden tehokkuutta uudelleen. Tänä päivänä ohjelmistoa pystytään hyödyntämään aivan eri tasolla kuin sen käyttöönottovaiheessa. Mikä parasta, työnjakomme on selkeytynyt huomattavasti ja luonut samalla itsenäisen toimintatavan mallin, joka helpottaa meidän kaikkien työtä”, Rydman kiteyttää lopuksi.
