Uusi ohjelmisto toi uuden toimintatavan
Finnair-konsernissa, johon kuuluu yhteensä 12 yhtiötä, tehdään vuosittain lähes 30 000 matkalaskua. Lokakuussa 2007 konsernissa lanseerattiin uusi matka- ja kululaskuohjelmisto BasWaren Travel and Expense Management, jonka käyttöönottoa helpotti huomattavasti Consulon toteuttama sähköinen helpdesk-opasteohjelma, MitenVideoTM. Tänä päivänä matkalaskuohjelma on sähköpostin jälkeen toiseksi laajimmin käytetty ohjelma konsernissa.
Finnairin taloushallinnon palvelukeskus – FTS Financial Services Oy vastasi uuden ohjelmiston jalkauttamisesta Finnair-konsernin yhtiöihin, yhteensä noin 2 000 työntekijän käyttöön.
“Vaikka työntekijämme ovatkin tottuneet tekemään matkalaskunsa sähköisesti, oli haaste levittää näinkin laajasti uusi järjestelmä, jota kuitenkaan ei käytetä päivittäin”, kertoo Mervi Mäkelä, Director Cash Management.
MitenVideoTM räätälöidään aina kunkin asiakasyrityksen tarpeisiin. “Projektin alussa kävimme ensin Consulon asiantuntijan kanssa lävitse koko matkalaskuprosessin vaihe vaiheelta. Tämä auttoi meitä löytämään optimaalisen prosessin käyttäjän kannalta ja luomaan samalla uuden, tehokkaan toimintatavan koko organisaatiossa”, Mervi jatkaa.
Projektin lopputuloksena syntyi muutaman minuutin mittaisiin opastejaksoihin perustuva ohjelma, joka helpottaa matkalaskuntekijää sekä vähentää kyselyjä talouspalvelukeskukselle. “Parasta tässä on, että matkalaskuntekijä saa heti vastauksen MitenVideosta. Tällä on merkittävä rahallinen säästövaikutus yhtiölle”, Mervi kiteyttää.
