Omaehtoinen omaksuminen tehokas ratkaisu
– Oletko katsonut MitenVideon? Näin kysytään ensimmäiseksi Jyväskylän koulutuskuntayhtymän työntekijältä, jos hän perää neuvoja matkalaskuihin, sähköisiin henkilöstölomakkeisiin tai ostolaskujen kierrätykseen.
Jyväskylän koulutuskuntayhtymän omistavat Jyväskylän seudun 12 kuntaa. Henkilökuntaa on noin 1 200.
– Consulosta otettiin meihin yhteyttä ja innostuimme heidän palveluistaan heti. Aikaisemmin meidän piti järjestää koulutustilaisuuksia järjestelmien käytöstä ja lisäksi aina syyslukukauden alussa kertauspäiviä. Koulutusorganisaatiossa opettajien pitäisi olla opiskelijoiden kanssa tunneilla, joten sopivien ajankohtien löytäminen ja 1 200 henkilön jakaminen tarkoituksen mukaisiin joukkoihin on aina hankalaa, talousjohtaja Toini Karvinen sanoo.
Työntekijöillä oli aikaisemmin käytössään myös järjestelmien kirjalliset käyttöohjeet.
– Yksi MitenVideon suurimmista hyödyistä on se, että meidän ei enää tarvitse kirjoittaa, ylläpitää ja monistaa käyttöohjeita.
– Video helpottaa pääkäyttäjän neuvontatyötä. Henkilökohtaista neuvontaa annetaan vain silloin, kun jostain syystä MitenVideosta ei tarvittavaa tietoa löydy.
Toini Karvinen painottaa myös MitenVideon vahvuuksia organisaatioiden yhdistyessä.
– Uutta henkilökuntaa ei ole tarvinnut kouluttaa meidän järjestelmiemme käyttöön, vaan he ovat voineet opiskella omaan tahtiinsa.
MitenVideo on myös helposti päivitettävissä.
– Kun vuonna 2010 lukiot liittyivät koulutuskuntayhtymään, piti esimerkiksi terminologia päivittää uudelleen. Meille tulleissa lukioissa asioilla saattoi olla eri nimiä ja tulosalue oli erilailla organisoitunut. Consulossa huolehdittiin siitä, että tarvittavat muutokset tehtiin hyvin sujuvasti.
Toini Karvinen kiittelee sitä, miten helposti prosessi Consulon kanssa sujui.
– Heillä oli jo aikaisempaa kokemusta TEM-matkahallintaohjelman sovelluksista, joten meidän ei tarvinnut keksiä pyörää uudelleen. Me pyrimme tuottamaan aktiivisesti Consulolle kaiken heidän tarvitsemansa tiedon. Prosessi eteni sujuvasti ja valmista tuli kertatyöllä.
Toini Karvinen on hyvin tyytyväinen MitenVideoihin, joita ilman ei hänen mukaansa olisi pärjättykään.
– Taloudellista hyötyä on vaikea suoraan arvioida. Uskon kuitenkin, että koulutustilaisuuksien ja käyttöohjeiden kustannukset olisivat suuremmat kuin MitenVideon käyttömaksut. Ja mikä tärkeää: henkilökunnan palaute MitenVideosta on ollut pelkästään positiivista.
