Tehokkaampaa ja nopeampaa oppimista
Vielä syksyllä 2009 Lahden kaupungin 6000 työntekijää tekivät matkalaskunsa paperilomakkeille, jotka talouspalvelukeskus tallensi keskitetysti. Consulon MitenVideo-opasteohjelman avulla jokainen matkalle lähtevä tekee jatkossa itse omat laskunsa suoraan matkanhallintaohjelmistoon.
“Lahdessa tehdään vuosittain keskimäärin 10 000 – 11 000 matkalaskua ja oman auton käyttölaskua. Matkat ovat pääosin kotimaassa tapahtuvia koulutus-, seminaari- ja kokousmatkoja sekä virantoimitusmatkoja”, suunnittelusihteeri Satu Salonen taustoittaa.
Lahden kaupungilla oli pitkään kaivattu matkanhallintajärjestelmää, joka tukisi yhtenäistä toimintatapaa matkalaskujen käsittelyssä. Sähköistämisellä ja automatisoinnilla tavoiteltiin samalla tehokkaampia työprosesseja. Pilotointi aloitettiin kolmessa kaupungin eri toimialoja edustavassa yksikössä marraskuussa 2009. Ohjelman käyttö laajentui koko kaupunkiorganisaatioon helmikuussa 2010.
“Panostimme erityisesti loppukäyttäjän työnkulkujen määrittämiseen: miten käyttäjä tekee matkalaskun tai tallentaa ajokilometrit. Kävimme myös avointa keskustelua kaupungin eri virastojen välillä järjestelmän hyödyistä, hankaluuksista sekä halutuista työnkuluista”, talouspalvelujohtaja Tuija Peränen kertoo.
Lahden kaupunki kokeili tässä projektissa ensimmäisen kerran opastevideon käyttöä koulutusmuotona. Matkasuunnitelmien, matkalaskujen ja kululaskujen uusien toimintamallien omaksuminen toteutettiin MitenVideo-opasteohjelman avulla.
“Mikäli 1000 henkilöä koulutettaisiin perinteisellä face-to-face -menetelmällä vaikkapa kolmen tunnin rupeamissa, koulutukseen kuluisi noin 3000 tuntia. Lahdessa loppukäyttäjien oppimiseen on käytetty vuoden ensimmäisellä kvartaalilla 300 tuntia. Tämä on tehokkuutta, koska MitenVideo-opasteita katsotaan vain kun on tarve”, Salonen toteaa.
“Opasteohjelman ansiosta myös kaupungin matkustussääntö on sisäistetty entistä paremmin ja matkustaja saa varmemmin oikean korvauksen. Prosessi näyttäisi tehostuneen myös siltä osin, että laskut viedään järjestelmään heti matkan päätyttyä. Laskujen hyväksymiskierto on lyhentynyt ja maksuprosessi on nopeutunut”, Peränen kiteyttää.
