Ohjelmistouudistuksen koulutuskustannukset kuriin
Turun kaupungissa kaivattiin eri yksiköiden välille yhtenäisempiä toimintatapoja työmatkojen hallintaan. Paperille tehdyt matkasuunnitelmat, erilliset matkalaskulomakkeet ja kulukuittien manuaalinen käsittely ja siirtäminen pöydältä toiselle koettiin vanhanaikaiseksi.
Lisäksi eri virastoissa oli omat toimintatapansa, joita haluttiin ohjata ja uudistaa yhdenmukaiseksi. Kaupungissa otettiin käyttöön Logica Populus -matkanhallintaohjelma, jossa koko matkanhallintaprosessi etenee reaaliajassa. Käyttäjäkouluttajana toimii Consulon suunnittelema ja toteuttama MitenVideoTM.
Hanke käynnistyi ammattikorkeakoulujen tuotantokäyttöpilotilla vuoden 2008 alussa. Pilottivaiheen jälkeen varsinainen hanke on edennyt vaiheittain, siten että kaupungin kaikki yksiköt ja virastot siirtyvät uuteen järjestelmään vuoden 2010 alussa.
“Mittavassa projektissa 14000 loppukäyttäjän työprosessit testattiin perusteellisesti. Haasteeksi nousi yksiköiden joskus hieman luutuneetkin tavat toimia, mutta myös uusista toimintatavoista päättäminen. Consulon kanssa laadittu koulutusvideon käsikirjoitus edesauttoi myös päätöksentekoprosessia”, IT-pääsuunnittelija Antti Lehmuskoski muistelee.
Mittava uudistus jaettiin kolmeen erillisprojektiin: määrittely, hankinta ja käyttöönotto. Hankkeen työläin vaihe olikin kerätä kaupungin eri yksiköiden tieto yhteen paikkaan, saman matkanhallintaohjelman alle.
”MitenVideon teon yhteydessä tuli käytyä uuden ohjelman kaikki kohdat todella tarkkaan läpi. Videon tavoitteena oli mahdollisimman yhdenmukainen käyttö kaikissa kaupungin yksiköissä. Virastojen omia rutiineja pyrittiin välttämään ottamasta peruskäsikirjoitukseen. Ne löytyvät intranetistä siitä yksinkertaisesta syystä, että muuten videoista olisi tullut liian pitkiä. Consulon ammattilaisten kanssa projekti pysyi hyvin kasassa ja yhteistyö synkassa”, Antti kertoo.
Vanhasta ja totutusta luopuminen, myös työtavoissa, saattaa olla vaikeaa. Kokonaan sähköiseen järjestelmään siirtyminen herätti osassa kaupungin työntekijöitä myös muutosvastarintaa.
“Pilotin avulla löysimme mahdollisimman käyttäjäystävälliset toimintatavat ohjelman jalkauttamiseen. Consulo osallistui aktiivisesti myös MitenVideon lanseeraustilaisuuksiin ja markkinointiin loppukäyttäjille. Uusien toimintatapojen omaksuminen on helppoa, kun sen tuomat edut konkretisoituvat omassa työssä. Uudistuksen myötä säästämme merkittävästi sekä ajankäytössä että kustannuksissa. Koulutusresursseja ei tarvita tulevinakaan vuosina työntekijöiden vaihtuessa. Käyttökoulutus on saatavilla aina, kun se itselle parhaiten sopii, omalta päätteeltä”, Antti toteaa lopuksi.
