user-updatePäivitys tai prosessimuutos

Kun olemassa oleva järjestelmä päivitetään tai työnkulkuja on tarpeen muuttaa, miten saadaan käyttäjät motivoitua oppimaan uudet toimintatavat? Usein käyttäjät eivät ole halukkaita hyödyntämään ohjeita, koska he omasta mielestään osaavat käyttää järjestelmää.

Käyttäjille kannattaa ohjeistaa vain ne kohdat, joissa työnkulku on muuttunut, ja kytkeä ohjeet työprosessiin siten että ne tulevat automaattisesti tarjolle.

ALKUTILANNE:

Sairaanhoitopiirissä otettiin käyttöön asian – ja dokumenttienhallintajärjestelmän uusi versio. Käyttäjät osaavat melko hyvin hyödyntää järjestelmää mutta oleellinen työnkulku muuttuu. Miten saadaan käyttäjät muuttamaan toimintatapansa, jotta järjestelmää ei käytetä virheellisesti? Käyttäjät eivät todennäköisesti lue käyttöohjeita, koska he osaavat vanhastaan käyttää järjestelmää. Virheellinen käyttö kuormittaisi pienillä resursseilla toimivaa it-käyttötukea turhaan.

RATKAISU:

Käyttäjälle jaetaan prosesinavigaattorin avulla työnkulkua ohjaavat tooltip-ohjeet oleellisimmissa painikkeissa tai valintalistoissa, joissa hän liikkuu järjestelmää käyttäessään. Näin saadaan ohjattua järjestelmän käyttöä ilman että käyttäjän tarvitsee avata käyttöohjeita.